Molto spesso ci capiterà di aver necessità di scrivere testi per la nostra azienda, per questo possiamo rivolgerci a professionisti della scrittura (copywriter). In alcuni casi, però, potremmo trovarci nella situazione di dover scrivere noi questi testi, per esempio la brochure da scrivere per la fiera di settore, l’offerta per un cliente, ecc.

In questo articolo evidenziamo alcuni spunti interessanti da tenere in considerazione per la scrittura di testi per il tuo business.

Per scrivere testi professionali interessanti e persuasivi innanzitutto dobbiamo identificare per chi stiamo scrivendo. Vedi l’articolo: “come scrivere contenuti per il nostro target“. E’ fondamentale mettere a fuoco chi leggerà i nostri articoli e scriverli per loro.

Progettare i contenuti.

Dopo aver definito la nsotra “personas”, dobbiamo organizzare (o meglio progettare) i contenuti. Ci sono tantissime tecniche e metodi sulla scrittura persuasiva, su come scrivere articoli convincenti ecc. Ma, senza alcun dubbio, la prima regola che non dobbiamo assolutamente trascurare è quella di curare i contenuti. Un articolo o un documento senza contenuti interessanti sarà destinato a fallire.

Nella scrittura di un testo professionale occorre pianificazione (la comunicazione è legata agli obiettivi aziendali). La prima attività da effettuare dopo una corretta progettazione è quella di dedicare il giusto tempo per reperire il materiale necessario alla scrittura.  A questo punto siamo pronti per iniziare a scrivere i nostri contenuti, conviene farlo con i tempi adeguati, riservandosi il tempo adeguato per le fasi finali del processo di scrittura: revisione e correzione del testo, e magari integrazione.

Nella fase di progettazione oltre a definire gli obiettivi dobbiamo creare uno schema dei contenuti da scrivere. Lo schema può essere ad esempio un indice degli argomenti organizzato in sezioni e sottosezioni in base ad una logica sequenziale (prima gli argomenti che servono per spiegare gli argomenti successivi). 

La ricerca delle informazioni.

Nell’era di Internet il reperimento delle informazioni necessarie è completamente cambiato rispetto ad anni fa, in cui le ricerche da effettuare erano molto più complesse. Oggi la questione più importante è quella di scegliere le fonti affidabili rispetto a quelle non affidabili, e non perdere tempo con le informazioni false.

Se l’argomento su cui stiamo scrivendo riguarda l’ultimo processore prodotto da Intel probabilmente è più affidabile il sito web di un professionista del settore piuttosto che l’articolo di un giornalista del quotidiano più conosciuto d’Italia. Se le informazioni le cerchiamo su siti ufficiali come ISTAT o Ministeri ecc, chiaramente non dobbiamo preoccuparci di verificare la fonte. E’ chiaro che ci possono essere molti altri riferimenti attendibili per settori diversi. 

La bozza del tuo articolo

Quando abbiamo tutto il materiale a disposizione possiamo iniziare la scrittura del nostro documento. Il suggerimento per questa fase è quello di scrivere senza farsi tanti problemi, possiamo scrivere seguendo l’ordine degli argomenti dell’indice creato in fase di progettazione. Se stiamo scrivendo un documento molto lungo può essere utile dedicarsi alla stesura di un argomento alla volta.

In questa fase non dobbiamo preoccuparci di scrivere in maniera perfetta e neanche di non fare errori, dobbiamo solo preoccuparci di scrivere. Potrebbe essere interessante anche definire un tempo massimo, da dedicare a questa fase, entro il quale completare la bozza. Al termine controlla che tutti gli argomenti sono stati inclusi (es. quelli che avevi incluso nell’indice) e per ogni argomento ci siano le informazioni necessarie per quell’argomento.,

Revisione ed integrazione

A questo punto dovremmo avere una bozza del nostro testo completa di tutti gli argomenti ma scritta malissimo e con possibili errori di forma. La fase successiva è la revisione del testo per “trasformarlo” nel documento definitivo. La revisione è una fase fondamentale per avere il risultato che vogliamo. La durata, il dettaglio e l’impegno da dedicare alla revisione, dipende dal tipo di documento che stiamo producendo. Una email interna da inviare ad un nostro collega non necessita certamente dello stesso livello di revisione di un’offerta commerciale da inviare ad un nostro cliente. Anche per quello che riguarda l’offerta commerciale, certamente dedicheremo più tempo se l’offerta riguarda un prodotto e/o servizio da 100.000 euro piuttosto che un’offerta da 1.000 euro.

Il livello di impegno richiesto dalla revisione dipende dal documento che stiamo producendo.

Le modalità e le tecniche da usare per la revisione del documento possono essere tante e dipendo anche da come lo scrittore si trova meglio. Una modalità potrebbe essere quella di stampare il documento e rileggerlo sottolineando gli errori o le parti da chiarire con matite di colori diversi. Una modalità che uso spesso io è quella di far leggere il documento ad un collega magari a due: uno più ed un’altro meno competente in materia. Questo può essere utile per capire quanto il testo sia comprensibile.

Durante la fase di revisione è fondamentale immedesimarsi nella “personas” che abbiamo individuato come target del nostro documento. Dobbiamo leggere al suo posto.

Il punto di vista di chi legge è sempre molto più importante di quello di chi scrive. “I nostri servizi internet sono di livello business ed hanno un servizio di assistenza efficace” è una frase centrata su chi scrive. “La tua connessione interent ha caratteristiche di livello business e non avrai necessità di un tecnico esterno perchè potrai chiamare direttamente i nostri tecnici per qualsiasi esigenza”. questo è un messaggio che parte dalle esigenze di chi legge.

Organizzazione del testo.

Il testo dovrebbe essere organizzato in modo da semplificare e facilitare la lettura, frasi corte che esprimono un solo concetto. Un nuovo paragrafo per cambiare argomento.  Evitare ripetizioni e cercare di connettere in modo coerente i diversi paragrafi. Per aiutarci nella “connessione” fra i paragrafi possiamo usare le così dette parole o frasi di transizione.

Effettuando una ricerca su Google è molto semplice trovare le parole di transizione per questo non faremo un elenco completo, per intenderci ne scriverò qualcuna. Innanzitutto possono essere classificate in categorie:

  • additive;
  • avversative;
  • causali;
  • sequenziali;

Parole di transizione additive sono quelle che aggiungono, spiegano o introducono qualcosa. Alcune sono:

  • anche
  • inoltre
  • in aggiunta
  • ad esempio
  • ecc.

Parole di transizione avversative implicano un conflitto, qualcosa che va in contrasto oppure servono per puntualizzare meglio. Alcuni esempi:

  • ma
  • tuttavia
  • di contro
  • invece
  • ecc.

Le parole di transizione causali servono per indicare una causa o una conseguenza. Ad esempio:

  • quindi
  • per questa ragione
  • per cui
  • perciò
  • ecc.

Infine le parole di transizione sequenziali, usate per indicare una sequenza logica o cronologica. Ad esempio:

  • successivamente
  • infine
  • in seguito
  • poi
  • ecc.

Questo è solo un piccolo elenco, come scritto sopra, effettuando semplici ricerche su Google ne troviamo molte altre. Tuttavia bisogna ricordarci che lo scopo di queste parole o frasi deve sempre essere quello di migliorare l’esperienza del lettore, non quella di allungare il nostro testo solo per farlo diventare più lungo.

E’ molto meglio usare frasi corte e meno parole possibili per esprimere il concetto che vogliamo perchè più un testo è breve più sarà semplice e comprensibile, dividiamo le frasi dove ci sono connettori, mettiamo un punto e riprendiamo. Ovviamente essere corti non significa trascurare informazioni.

Verbi: usa la forma attiva

Un verbo è di forma attiva quando il soggetto compie l’azione espressa dal verbo. Un verbo è di forma passiva quando il soggetto della frase non compie, ma subisce l’azione espressa dal verbo. In genere la fase con la forma attiva risulta sempre più semplice. Esempi:

  • Il bus è guidato dall’autista (forma passiva)
  • L’autista guida il bus (forma attiva)
  • Il libro è letto dallo studente (forma passiva)
  • Lo studente legge il libro (forma attiva)

Conclusioni

Abbiamo visto diversi accorgimenti utili per rendere la scrittura dei nostri documenti più professionale, la teoria è tanta e molto si può approfondire, sul web si trova tantissimo. Tuttavia molti accorgimenti sono dettati semplicemente dal buon senso e dall’immedesimazione con il nostro target. Includere molti termini stranieri o molte sigle in documenti non strettamente tecnici può non essere una buona idea. Utilizzare elenchi puntati dove possibile semplifica sicuramente la lettura. Usare foto, tabelle, grafici sicuramente rende tutto molto più chiaro.

L’ultmo passaggio, prima di concludere, è, ovviamente, la correzione del testo. Prima di avere la versione definitiva bisogna correggere errori di battitura o di distrazione che possono esserci nella versione finale del testo. Un suggerimento per la correzione può essere senz’altro quello di affidarsi anche qui ad un tuo collega, se rileggi tu il testo potrebbe sfuggirti qualcosa. Una seconda opzione potrebbe essere quella di leggere ad alta voce parola per parola, soffermandosi sulla parola, perchè se leggiamo velocemente il nostro cervello potrebbe non evidenziare l’errore.

Buona scrittura!